O inicio do processo do sistema SGE é feito por meio do cadastro da ação. O cadastro de uma ação poderá ser realizado em dois lugares, de acordo com a imagem abaixo.

No menu "Ações e Atividades", selecione o submenu "Cadastrar" ou o submenu "Minhas Ações".

Forma 1: Se escolher a primeira opção do submenu "Cadastrar", será apresentada a tela do cadastro, conforme imagem abaixo. Preencha os campos solicitados na tela.

A sua ação terá atividades? Se houver, selecione a opção "Possui atividades relacionadas". 

Forma 2: A outra opção de cadastrar a ação é no submenu "Minhas Ações", clique no ícone + que fica no canto superior direito.

A tela do cadastro da ação será apresentada, preencha os campos. 

A sua ação terá atividades? Se houver, selecione a opção "Possui atividades relacionadas". 

 

Finalizado o preenchimento dos campos, clique em "Cadastrar".

Os proximos passos serão detalhados a seguir.

 

Para o cadastro das atividades é necessário que você já esteja com a ação criada e selecionada a opção "Possui atividades relacionadas".

Importante ressaltar que as atividades precisarão ser desdobradas, ou seja, precisará que outro (s) setor (es) da Unitins execute determinada ação para que a mesma possa acontecer.

Para criar, vá no menu "Ações e Atividades", selecione o submenu "Minhas Ações", localize a ação que irá criar as atividades. Ao localizar,  clique nas ações "editar", selcione a aba “Atividades”, clique no botão +.

Preencha os campos e clique em "Cadastrar". Repita o mesmo processo até que faça o cadastro de todas as atividades.

 

Da mesma forma que foi apresentado o cadastro de uma atividade, um parceiro só poderá ser vinculado a uma ação existente, ou seja, é necessário existir a ação. 

Para criar, vá no menu "Ações e Atividades", selecione o submenu "Minhas Ações", localize a ação que irá vincular o parceiro, clique na ação "editar", selcione a aba “Parceiros”, clique no botão +.

Dica: No círculo em vermelho estão os parceiros já cadastrados no sistema. Para incluir um ou mais parceiros, basta clicar no botão “Selecione” e faça a pesquisa pelo nome do parceiro. Após localizado, basta clicar no botão “Add Parceiros a Ação” que está destacado em na cor verde.

Caso o parceiro não esteja listado, você poderá cadastrá-lo,  clique no ícone +, preencha os dados cadastrais. 

Para localizar o parceiro que você acabou de cadastrar, faça o procedimento de pesquisa e clique no botão "Add Parceiros a Ação".

 

Seguindo o fluxo, primeiramente precisará existir uma ação cadastrada para que a aba “Atividades de Parceiros” possa aparecer. Após o cadastro da ação, basta vincular o(s) parceiro(s) e/ou cadastrar, conforme descrito no passo a passo anterior, na ação 3 (A sua ação téra parceiras externas?). Para criar, vá no menu "Ações e Atividades", selecione o submenu "Minhas Ações", localize a ação que irá vincular a atividade do parceiro, clique na ação "editar", selcione a aba “Atividades de Parceiros”, clique no botão +.

Preencha as informações solicitadas na tela e apos clique em "Cadastrar".

 

Dica: Importante ressaltar que os parceiros não terão acesso ao SGE. Assim, as atividades vinculadas aos mesmos, servirão para indicar que o parceiro executou alguma atividade para que a ação ocorresse.

O valor informado na tela de atividades de parceiros, seria como a contrapartida financeira que o mesmo deu para a ação em questão.

 

Após o cadastro da ação, você precisará solicitar a aprovação. O botão para solicitar a aprovação será apresentado na parte superior da tela, conforme ilustra a imagem abaixo.

Localize a ação que você criou e clique "Solicitar aprovação"

 

 

Uma outra forma de solicitar a aprovação, vá no submenu “Minhas Ações”. Localize a sua ação e selecione "Clique para Solicitar".

 

Dica: Observe que a coluna “Aprovação” não trás somente o link para solicitar a aprovação de uma ação, como também, a situação de cada ação como, por exemplo, se a ação está aguardando aprovação ou se já foi aprovada ou não.

Quando a ação passa para o status “Aprovada”, significa que a reitoria como último nível de aprovação das ações, aprovou a mesma. Somente a partir da aprovação desta aprovação que uma ação poderá ter andamento dentro do SGE, ou seja, poderá ter

lançamento das evidências, alterações nos dados cadastrais da ação, inclusão e/ou modificação de atividades, parceiros e atividade de parceiros, além de poderem ser concluídas as atividades e a própria ação.

 

Uma ocorrência é algo que você queira informar aos aprovadores sobre um possível problema na execução da ação como, por exemplo, o motivo de sua ação ainda não ter sido concluída. A imagem abaixo, ilustra onde encontrar o ícone para cadastro de ocorrência(s) para uma ação.

No menu "Ações e Atividades", selecione o submenu "Minhas Ações", localize a ação e clique no botão de ocorrências.

Faça o preenchimento da ocorrência e salve.

O mesmo procedimento também poderá ser feito na Atividade.

No menu "Ações e Atividades", selecione o submenu "Minhas Atividades", localize a ação e clique no ícone cadastro das ocorrências. A imagem abaixo apresenta o cadastro.

 

Faça o preenchimento da ocorrência e salve.

 

Pimeiramente vamos entender o que é uma evidência. A evidência é a comprovação de algo que foi realizado, ou seja, você poderá incluir as evidências tanto na ação quanto na atividade. 

Abaixo, estaremos lhe apresentando como inserir as evidências.

 

 

A opção de inserção das evidências na ação ficará habilitada, desde que a sua ação esteja com a opção “Atividades relacionadas” marcada como “Não possui atividades relacionadas”. 

As evidências podem ser imagens e/ou documentos PDF que demonstrem o que foi executado. Vale ressaltar, que para o Relatório de Gestão,  somente as imagens que foram postadas sairão no relatorio. Já as evidencias em PDFs ficaram salvas na ação para consultas futuras.

A imagem abaixo,  ilustra onde encontrar o botão para o lançamento de evidências para uma ação.

No menu "Ações e Atividades", selecione o submenu "Minhas Ações", localize a ação e clique no ícone cadastro das evidências.

 

Dica: A opção do cadastro das evidências será habilitado, somente após a aprovação da reitoria.

 

As inserção das evidências na atividade ficará habilitada, desde que a sua ação esteja com a opção “Atividades relacionadas” marcada como “ Possui atividades relacionadas”. 

As evidências podem ser imagens e/ou documentos em PDF que demonstrem o que foi executado. Vale ressaltar, que para o Relatório de Gestão,  somente as imagens que foram postadas sairão no relatorio. Já as evidencias em PDFs ficaram salvas na atividade para consultas futuras.

A imagem abaixo,  ilustra onde encontrar o ícone para o lançamento de evidências na atividade.

No menu "Ações e Atividades", selecione o submenu "Minhas Atividades", localize a ação e clique no ícone cadastro das evidências.

 

Dica: A opção do cadastro das evidências será habilitado, somente após a aprovação da reitoria.

 

A conclusão de uma ação ou atividade acontecerá quando a mesma foi executada e finalizada.

Em se tratando das evidências, caso não tenha, você deverá concluir a atividade e ação, mesmo sem a evidência.

Vale ressaltar, se a sua ação possuir atividades, o primeiro passo é a conclusão das atividades e após a conclusão da ação.

 

Somente o responsável pela atividade poderá concluí-la, portanto o responsável terá que executá-la no sistema SGE. Importante validar se todas as evidências foram lançadas.  

Para concluí-la, acesse o menu “Ações e Atividades” e clicar no submenu “Minhas Atividades”.

Conforme ilustra a imagem abaixo, você deverá clicar no link “alterar” localizado na coluna “Status da Atividade” e realizar a ação de concluir.

 

 

Ao clicar no link mencionado, será aberta a tela de fechamento, conforme imagem abaixo.

Dica:  A imagem ilustrada abaixo, será apresentada se você escolher a opção “Concluída”, você deverá informar os quantitativos no passo 2.

Se a sua atividade não for possivel ser quantificada, basta informar o valor 0 (zero) e prosseguir com o preenchimento e executar o passo 3.

Caso a opção escolhida no passo 1 for “Não Concluída”, será aberto um campo de texto para que seja informado o motivo da não conclusão da atividade.

 

 

Somente o responsável pela ação poderá concluí-la, portanto o responsável terá que executá-la no sistema SGE. Importante validar se todas as evidências forma lançadas.  

Para concluir uma ação, observe a imagem abaixo, acesse o menu “Ações e Atividades” e clique no submenu “Minhas Ações”.

Conforme ilustra a imagem, você deverá clicar no link “alterar” localizado na coluna “Status” para realização da ação de conclusão. 

 

Ao clicar no link mencionado, será aberta a tela de fechamento, conforme imagem abaixo.

Dica: Se a ação que estiver sendo concluída, possuir atividades relacionadas e todas as atividades estiverem concluídas, o passo 2 irá trará a somatória de cada campo que foi informado por cada atividade concluída da ação.

A imagem ilustrada abaixo, será apresentada se você escolher a opção “Concluída”, você deverá informar os quantitativos no passo 2.

Se a sua atividade não for possivel ser quantificada, basta informar o valor 0 (zero) e prosseguir com o preenchimento e executar o passo 3.

Caso a opção escolhida no passo 1 for “Não Concluída”, será aberto um campo de texto para que seja informado o motivo da não conclusão da atividade.

 

A clonagem serve para que seja reaproveitado uma ação que poderá acontecer nos proximos anos.

Para clonar, observe a imagem abaixo. Acesse o menu “Ações e Atividades” e clique no submenu “Minhas Ações”.

Selecione a opção "Clonar Ação". 

Dica: Uma ação clonada precisará ser editada para correção dos seus dados e posteriormente solicitada aprovação da mesma.